9 erros fáceis de evitar durante uma Jornada de Transformação Ágil


"Transformação Digital" esta sendo uma tendência corporativa em 2016. Cada organização quer reagir mais rápido, melhor e com menor custo para os clientes. Se feito correto, isto irá ser traduzido em mais vendas, eficiência e felicidade no geral. Se feito errado, isto será doloroso, uma pilha de lama difícil de resolver depois.

Uma Transformação Ágil parece ser a perfeita companhia para a Transformação Digital. Por quê? Me mate se eu souber, por que este é o primeiro dos 9 erros fáceis de evitar em sua jornada de transformação: Indo para o Ágil apenas porque todo mundo está fazendo isso.


Erro 2 de pensar em Ágil, e não agilidade

O principal objetivo de adotar Agilidade, não é ter a etiqueta "Ágil" para usar em planilhas para apresentar na sala da diretoria. Ser Ágil é apenas uma consequência de adotar Agilidade.
Ágil é um conjunto de práticas, enquanto Agilidade é uma nova forma de pensar (mindset). Este modelo mental é o seu objetivo, não as praticas em volta dele.

Erro 3 de preparar um plano detalhado com datas e marcos

Você é uma mãe ou pai orgulhoso de uma criança? Tente preparar um plano que inclui metas como: "..naquela data ele vai ser capaz de andar..", ".. ele vai encontrar o seu primeiro amigo com dois anos de idade..", "..naquele ano ele irá se formar na Universidade X, no curso Y...". Sabe o que mais? Isso nunca irá funcionar.
Adotar Agilidade é um processo muito orgânico. É o mesmo quando você não decide a vida futura de um bebê, você não pode direcionar  certas datas para mudar um sistema porque o sistema irá jogar com você e rebelar.


Erro 4 de escolher um framework padrão de mercado

Não importa qual framework você escolha, ele irá falhar miseravelmente. Porque Agilidade sendo um processo orgânico requer tempo, paciência e muita modelagem da cultura, o framework não irá ajudar. Escolhendo um framework como Nexus, LeSS ou SAFe honestamente é apenas uma receita de falha e desapontamento.
O que você precisa e criar um contexto para a organização ser Ágil. Um playground para Agilidade que irá desdobrar novas necessidades conforme cresce. Os frameworks não são ruins, mas precisam ser vistos apenas como caixas de ferramentas com idéias que funcionaram em outros contextos. Você pode usa-los em algum momento como inspiração, algum insight, mas simplesmente adotar um framework externo no contexto de sua organização, além de ser doloroso, irá falhar miseravalmente.

Erro 5 de pensar que sabe muito sobre tudo

 Deixe me contar um segredo. Um segredo conhecido por grandes lideres e CEOs de sucesso em todo o mundo. Não importa o quanto você pensa que sabe sobre o trabalho de outras pessoas, você não sabe de nada! Assim, tomando decisões para eles é o pior erro que pode ser feito. Apenas crie um playground e deixe eles tomarem a responsabilidade dentro, deixe eles aprenderem e compartilhe com você seus aprendizados. Dizer as pessoas o que fazer é exatamente o oposto de "ser Ágil". O que pode ser feito é criar um contexto onde pessoas abracem falhas como parte do aprendizado, onde você pode estar em contato e facilmente comunicar e pegar direções estratégicas.


Erro 6 de pensar que você pode evitar erros apenas aprendendo as melhores práticas 

As melhores práticas funcionam em muitos cenários definidos. Elas funcionam em cenários simples, como numa fábrica de parafusos, onde você pode fazer a mesma coisa repetidamente, novamente e novamente e novamente. Quando vamos para software, você está sempre se movimentando em um território hostil, onde mais não é conhecido do que conhecido. As melhores praticas simplesmente não se aplicam, porque ninguem esteve lá antes.
Isto não significa que as melhores práticas são ruins, mas antes de aplicar algo, precisamos perguntar "Por quê", qual problema resolve, e pensar em uma solução adequada para o seu contexto, em vez de simplesmente adotar uma prática que teve sucesso em um contexto diferente. "Se a sua única ferramenta é um martelo, todo problema parecerá como um prego"

Erro 7 de pensar que contratou os profissionais errados

Durante uma Transformação Ágil, você irá precisar de diferentes tipos de profissionais em diferentes estágios. Não vá para uma solução "tudo em 1", mas profissionais que saibam quais perguntas certas devem fazer, não respostas prontas para dar. Ainda hoje, é fácil ir com alguém quando diz: "Ah... isso é como nós fizemos na empresa XYZ..." ou "Sim, este e o jeito certo de fazer porque nos fizemos na Spotify..". Mesmo que sua organização pertença a mesma área de negócios, pergunte a si mesmo: "Como me diferencio dos meus competidores?" e você virá com um monte de respostas diferentes. Bom, esta é a razão que funciona para eles e não para você.
Contrate pessoas que saibam como fazer perguntas e ser um companheiro em sua jornada. Pessoas experientes nunca irão dar diretamente a resposta, mas um monte de diferentes opções para você explorar. Eles saberão melhor do que se tornar parte de uma maquina e saberão quando se juntar para ajudar e quando sair. 

Erro 8 de como combinar pessoas com seus novos papeis

Pense sobre isso. Se você tem trabalhado no mesmo cargo por meses, provavelmente anos. Então você recebe um treinamento de dois dias que irá mudar tudo sobre como você trabalha e retornar para sua mesa na segunda-feira. O que você faz? O mesmo que você fez na semana passada! Porque ir da abstração para a prática leva um bom tempo.
Uma empresa passando por uma Transição Ágil precisa de treinamento, isso com certeza. E adaptar as pessoas para seus novos papeis. Mas para isto também é preciso de novos profissionais que saibam trabalhar com ágil e mistura-los. Tenha certeza que você contrate novos profissionais com o mindset Ágil. Esses caras frequentemente dizem o que fazer ou causam encrencas com o status-quo. Acostume-se e faça bom proveito da companhia deles. Eles querem que sua empresa tenha sucesso!
Erro 9 pensar que ler na internet vai lhe ajudar 
Tão triste quanto isto soa, este post não irá lhe ajudar evitar qualquer um destes erros, ou quaisquer outros. Você irá cometer novos e aprender lições que ninguem aprendeu antes. Mesmo estes 9 erros podem não servir de aprendizado para o seu contexto. Os erros são parte de uma jornada de aprendizado, apenas prepare para abraça-los e não faça compromissos que não possa cumprir.

Se este post puder ajudar, não será com dicas sobre o que fazer, será criando alguma auto-consciência, eu espero. Esteja preparado para frustração, aprendizado, dores e experiências incríveis. No final de tudo, valerá a pena!

Boa sorte em sua transformação! Comentários são muito bem vindos.


8 comentários:

  1. Bom artigo Torricelly! Parabéns! Você vê Kanban como uma abordagem viável para introduzir mindset ágil de uma forma menos disruptiva e gradativa?

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  2. Obrigado buzON, ficou bem legal sua marca :]

    Acredito que dependendo do contexto o Kanban(maiusculo) implantado de uma vez, pode ser tão disruptivo quanto o Scrum, pois são novos termos, novos processos, nova forma de pensar.. Isso tira um pouco o chão das pessoas quase tanto quanto uma implantação de Scrum.

    Penso que mais legal ainda seria começar com uma abordagem agnóstica, sem adoção de um método específico seja Scrum ou Kanban, isso distrai muito as pessoas do propósito de ser ágil, e as pessoas ficam tentando executar o método em vez de criar consciência da nova forma de pensar.

    Por exemplo conscientizando as pessoas se querem continuar a trabalhar com eficiência de fábrica (que possui uma falsa produtividade e muito desperdício) ou querem trabalhar como trabalhadores do conhecimento, orientados por objetivos, gerando valor.

    Participei de uma implantação de Lean, onde os lideres de transformação foram fazendo as perguntas certas, e as pessoas foram aprendendo sozinhas a moldar seus processos, em vez de alguem ensiná-las um método.

    O interessante dessa abordagem foi:
    1- As pessoas se conscientizam primeiro e de fato mudam seus pensamentos, a transformação vem de dentro para fora
    2 - As pessoas aprendem a criar seus próprios processos, criando a cultura de melhoria contínua desde o início.. Diferente de uma abordagem de Scrum ou Kanban que as pessoas ficam com medo se estão fazendo certo ou errado, e muitas vezes ficam estagnadas.
    As pessoas também podem se inspirar em Kanban ou Scrum para adotar alguma prática, mas a idéia é apenas se inspirar, e não adotar o método.
    A beleza do time criar seus próprios processos do zero é uma vez eles aprendendo isso, não param nunca mais de evoluir, não tem teto, é ducaralho heheh...

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  3. Em resumo, penso que o foco deve ser em transformar as pessoas, e não nos métodos.. E então as pessoas que irão transformar os métodos e a empresa ;)

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  4. Muitas vezes as ferramentas ou métodos podem ajudar a dar forma e criar as restrições necessárias... como você equilibra isso com a sugestão de dar coaching (fazer as perguntas certas) para as pessoas?

    A sugestão está no meio (balanço entre método/técnica e pessoas) ou dever-se-ia começar com uma folha em branco e emergindo do nada as práticas e idieas?

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  5. Acredito que podem ter tipos de abordagens diferentes de transformação, dependendo do contexto, tipo da empresa, e fase em que se encontra.

    Por exemplo em uma startup novinha, que ainda está na fase de idéias, talvez uma abordagem inspirada em Lean Startup + Design Thinking, com ciclos de Build, Measure, Learn + Customer Discovery para validar as hipóteses do produto, modelo de negócios, estratégias de marketing etc.. Talvez não seria necessário falar em métodos ágeis e restrições nesse momento, onde o foco é maior na abordagem cientifica de descoberta do produto e menos em como eles trabalham, talvez, é apenas um exemplo que pode existir essa possibilidade.

    Em outro contexto de uma grande empresa tradicional, uma abordagem diferente poderia ser primeiro conscientizar as pessoas com os valores e principios ágeis através de treinamentos, ensiná-los técnicas de kaizen para os times se auto-organizarem para fazerem a melhoria de seus processos, e então eles construirem uma ponte que irá guia-los aos melhores métodos e práticas ágeis que se adapte melhor para eles.
    *Mais importante que o processo, é o processo de melhoria do processo

    Já em outra abordagem da "folha do papel em branco"emergindo as práticas do zero. Achei interessante a dinâmica do Learning 3.0, onde novamente pode-se organizar em equipes, que discutem sobre os problemas, resultado futuro esperado, compartilham experiências, e depois tomam decisões de implementar as melhorias. Em uma abordagem desta podem surgir ideias diferentes como Holocracia por exemplo hehe, e não ficar apenas influenciados pelas práticas do mundo ágil.

    Também já participei de algumas transformações em áreas de infraestrutura de TI, áreas não TI e de software, que a primeira coisa que fizemos foi dar visibilidade ao fluxo de trabalho, colocando um kanban(minusculo), e depois evoluindo os processos.
    Que foi a primeira pergunta que fez, se acredito ser viável começar com Kanban. Acredito que seja sim. Mas reparei nas pessoas ficam muito preocupadas em seguir o método novo em vez de pensar por que estamos fazendo isso.

    Gosto da abordagem do Lean de primeiro criar os circulos de pessoas que irão realizar a transformação de sua área, onde elas primeiro verificam os problemas, pensam sobre eles, e depois elas mesmas aplicam as melhorias. Pode ser que começam adotando Kanban, mas o que quero dizer, é que foi algo feito de dentro para fora. Foi algo que o time pensou, comprou a ideia e eles mesmos executaram, em vez de alguem de fora fazer por eles.

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  6. No erro 5, destaquei esse ponto de alguem de fora tomar decisões pelo time. Alguem de fora pode influenciar concerteza, com idéias, treinamentos, coaching, etc.. Mas quem tem que fazer a transformação são as pessoas que irão executar o trabalho, e não o agente de transformação.

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  7. Ótimo texto! Me ajudou muito a refletir sobre a transição que estamos fazendo na empresa depois do treinamento com o Buzon.Os discussão nos comentários foi extremamente rica.Muito obrigado!

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Sobre

Agile Coach, Scrum Master, Eng. de Software com formação em Administração de Empresas em Análise de Sistemas.

Paixão por Software e Administração, foi como unir fogo com gasolina, combustão!

Comecei a programar aos 13 e nunca mais quis parar de respirar software.

Acordo todos dias até hoje com a mesma empolgação de um garoto de 13 anos para criar ou aprender algo novo.
A arte de criar formas de vida virtuais #Tron

Thiago Torricelly

Thiago Torricelly